Cuando priorizamos el procedimiento sobre los resultados

PUBLICADO EN: AL TRASAIRE. POR: JOSÉ ANTONIO LATORRE

Quería contar en este artículo 3 historias (reales) que, aunque son muy distintas entre sí, podríamos considerar que tienen un denominador común relacionado con el título del post.

Vaya por delante, y como no podría ser de otra manera, mi total respeto y acatamiento a los temas procedimentales, de los que me considero un gran defensor, entendidos estos como el garante de los principios que debe inspirar el servicio público. Es probable que me hayáis oído decir alguna vez, que el devenir de la gestión pública consiste en avanzar por un camino que tiene una meta (objetivos) y que está delimitado por dos arcenes: las reglas del procedimiento y la disponibilidad presupuestaria.

Es cierto que soy TAE (Técnico de Administración Especial) y, obviamente, no tengo ni los conocimientos ni las habilidades que sobre esta cuestión tienen los compañeros TAG (Técnicos de Administración General), pero sí es cierto que –siguiendo con el simbolismo- para transitar por el camino de la gestión, me he esforzado (y lo sigo haciendo) por aprender y estar al día en la normativa que regula el procedimiento administrativo.

Bueno, vayamos con las historias:

1.- Firmar un convenio entre dos instituciones públicas

Se trataba de firmar un convenio de colaboración entre dos instituciones públicas para desarrollar un programa que facilitaría el desarrollo de unas prácticas formativas (perdonad que no sea más explícito) que afectarían a 10 personas y que tendría lugar a partir del mes de julio de este año.

Foto del autor. Cuadro que reproduce la batalla de Almansa. Museo de Xátiva

No era un programa (problema) nuevo, toda vez que se viene desarrollando con éxito desde hace varios años. Sin embargo, y por razones que no llego a comprender, y a pesar de que –como siempre- comenzaron los trabajos en noviembre del año anterior, las tareas burocráticas de ponerse de acuerdo en el texto, aprobación por los órganos de gobierno de una entidad, e idéntico proceso en la otra, se fueron retrasando mucho más de lo razonablemente comprensible, de tal forma que, en la fecha que debía comenzar la actividad no estaba resuelto, por lo que hubo que aplazar y reprogramar la misma.

Sin embargo, vengo a relatar este asunto, porque en la parte final del proceso, cuando se corría el riesgo incluso de tener que anular el programa, se encalló todo en el “procedimiento” para hacer llegar el expediente de una a otra institución y en cómo resolver el tema de las firmas, puesto que una de las Instituciones quería firmar “a mano”, en papel, y la otra electrónicamente. La manera en cómo se resolvió ya os la contaré tomando un café….

En el fragor de esta batalla, lo que más me dolió es que en ningún momento se pusieron sobre la mesa los daños de la misma, ni siquiera como colaterales, y era que había 10 personas afectadas a las que –si no se resolvía- se les podía perjudicar considerablemente, incluso en aspectos económicos

¿Es que no somos conscientes de que los actos administrativos no son sino el soporte para la toma de decisiones, fruto de las cuáles hay personas afectadas?.

Abordemos la 2ª historia

2,. El recibo del taxi

Ejemplo de recibo de taxi expedido automáticamente por el dispositivo del propio vehículo

Un empleado público, tiene que trasladarse a otra ciudad para participar, en nombre de su Institución, en una reunión de trabajo.

Para ello, solicita (y se le aprueba) la correspondiente comisión de servicio, en la que queda reflejada el reintegro de los gastos de locomoción debidamente justificados, así como la dieta que reglamentariamente le corresponda.

Como el lugar de la reunión queda apartado de la estación de tren, toma un taxi para acudir a la sede en la que ha sido convocado. Al terminar la carrera, y pagar el coste que indica el taxímetro, le pide al taxista un justificante del pago. Este lo emite de manera automática a través de la pequeña impresora que la mayoría de taxis llevan instalada, yo creo que en todas las ciudades de cierto tamaño.

No sé si os habéis fijado, pero las facturas que emiten son similares a los justificantes que te dan en los establecimientos cuando pagas con tarjeta, es decir, un documento de apenas unos 6 cms. de ancho, por lo cual hay limitaciones obvias de espacio. No obstante, como datos identificativos aparecen el nombre del titular, NIF/CIF según los casos, nº licencia del taxi, matrícula del vehículo, nº de factura simple, fecha y hora del inicio y fin del servicio, Kms. Recorridos, e incluso direcciones del origen y destino del trayecto. Ah, y por supuesto el coste, desglosando, base, IVA y Total (Increíble tanto dato en tan poco espacio).

Sin embargo, en el campo “Titular”, y como consecuencia de las limitaciones de caracteres, no aparece completo el nombre y los dos apellidos del taxista, de tal manera que, cuando es presentado para su reintegro, dicho recibo es devuelto porque en el proceso de fiscalización de la intervención de fondos han detectado esa carencia. Se da la circunstancia de que el nombre de pila del taxista es bastante largo, lo que supongo ha impedido que pudieran imprimirse también los dos apellidos.

En este sentido, no sé si aconsejarle a nuestro amigo que, en la próxima comisión de servicios, si ha de tomar un taxi, le pregunte primero al taxista cómo se llama para, en base a ello, optar por subirse o bien buscar otro.

No os lo he dicho todavía; el coste del taxi no llegaba a los 7 euros. Mi amigo se pregunta si es necesario el mismo rigor fiscalizador para esta factura que para una certificación de obra de cientos de miles de euros. Yo le contesto que eso deberá preguntarlo ante el órgano correspondiente de su Institución, pero me temo que ya conozco la respuesta.

Y vamos con la tercera

3. Tenemos que enmarcar unas fotos

En la vida de las organizaciones, al igual que en la de las personas, hay ritos que son importantes, y que conforman una parte de su cultura corporativa.

En este sentido, y con independencia de la Institución de que se trate, es frecuente observar, en la decoración de despachos, elementos gráficos, fotografías, etc. que reviven la historia y costumbres de la propia organización.

Foto del autor. Pasillo con cuadros de carteles

Esta tercera historia se refiere a un pequeño departamento de una Institución que, para la difusión de su actividad, confecciona cada año unos carteles con una imagen e incluso alguna frase identificativa. Con los medios de que disponen, más la creatividad de sus miembros, es decir, sin gasto añadido, elaboran estos elementos gráficos. Hoy en día, como os podréis imaginar, la difusión principal de estas imágenes es con medios electrónicos. Sin embargo, y a los efectos de “hacer historia” seguían imprimiendo la imagen de cada año, para enmarcarla y guardarla como “recordatorio”.

A la hora de enmarcarla, me cuentan que acudían a un pequeño comercio próximo a la oficina, especializado precisamente en estos trabajos; además, y por aquello de darle cierto sentido de continuidad, el color y tipo de marco elegido siempre es el mismo.

El problema se suscita este año con las cuestiones procedimentales de encargo y posterior pago de este tipo de trabajo, cuyo coste estará por los 50 euros aproximadamente (me dicen que se encargan varios ejemplares para decorar distintos espacios). ¿Y cuáles son las dudas?

  • ¿Estamos ante una necesaria licitación (nueva normativa de contratos), o podemos sustanciarlo con un contrato menor? Siguiendo al pie de la letra la ley, al hacerse cada año, estaríamos ante algo reiterativo, por lo que no sería aplicable este tipo de contrato, pero eso no es todo.
  • Fuera como fuese, al pequeño comercio hay que pedirle que cumplimente y entregue “Alta de Terceros”, con certificación bancaria, copia del CIF o NIF que acredite de qué persona jurídica o física se trata, documentación que justifique que está autorizado para realizar la actividad que se le encarga, etc.
  • Deben pedirle también factura proforma con el coste del servicio solicitado.
  • Una vez entregado el trabajo y para que proceda a la facturación, tiene que realizar la factura electrónica, para lo que necesita tener certificado digital
  • Por último tendrá que registrar la entrada de esa factura por Face identificando, con los códigos pertinentes, la entidad y departamento para quien ha prestado el servicio. Por cierto, si tienen problemas con todo este proceso, el portal ya avisa de que no dan soporte desde el 1 de junio, por lo que el proveedor tendrá que “buscarse la vida”, seguramente con coste añadido.

Repito que estamos hablando de una estimación de alrededor de 50 euros. Por cierto, me explican que está finalizando julio y, dado todo lo comentado, no han encargado nada, pues ni siquiera han solucionado el primer punto, por lo que me temo que la historia gráfica de ese departamento, quedará interrumpida en 2019, al menos en su exposición visual.

Yo, desde luego, si fuera el propietario de ese comercio rechazaría el encargo. Supongo que la táctica es pedirle estos requerimientos poco a poco, después de cada fase…. para que no tenga, al principio, una visión global del proceso.

En el fondo de este asunto se adivina la concepción distinta que sobre el término “resultados” tenemos, en función de nuestro rol en la organización. Quizá tenga razón Carles Ramió cuando dice que “el conflicto es la esencia de la gestión pública y, más en concreto, de la buena gestión, aunque me gustaría tener argumentos para desmentirlo.

¿De verdad no somos capaces de encontrar puntos de convergencia entre los responsables de la gestión y los del control?. Me resisto a pensar que esto haya de ser siempre así, y creo que, por responsabilidad ante los ciudadanos, estamos condenados a entendernos. Además conozco grandes profesionales que se dedican a tareas procedimentales que se vuelcan, sin duda, en mejorar la calidad de los servicios que se prestan.

¿Y tú?. ¿Tienes experiencias de este estilo?¿Qué piensas de todo esto?

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